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(1) |
上市發行人向其證券持有人發出中、英文本的函件連同已預付郵費的回條（「函件一」），讓持有人可以選擇只收取公司通訊的英文本、中文本或同時收取中、英文本。函件一中清楚說明，若到某一日期（「限期」）尚未收到持有人回覆，上市發行人會有何相應安排（見下文第 (3)項）。
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(2) |
上市發行人向已選擇收取語言版本的持有人發送其所選擇語言版本的公司通訊。
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(3) |
若限期或之前沒有收到回覆，將作以下安排（如適用）：
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(a) |
向以下人士發送公司通訊的英文本：(i)所有海外持有人；(ii)擁有中文姓名╱名稱的自然人以外的所有香港持有人；及
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(b) |
向香港持有人中所有擁有中文姓名╱名稱的自然人發送公司通訊的中文本。
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至於哪些持有人屬香港或海外人士，則由其在上市發行人的證券持有人名冊上所示的地址而釐定。
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(4) |
在根據上文第(3)項所載安排發送公司通訊時，所發送的公司通訊中，必須附載或於顯眼處印有中、英文本的函件連同已預付郵費的回條（「函件二」），說明若持有人提出要求，可向其提供另一語言版本的公司通訊。
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(5) |
有關公司通訊的中、英文本內容會以可供查索的格式登載於上市發行人的網站上；另外，根據《上市規則》第2.07C(1)(b)(i)條的刊發規定，上市發行人須向本交易所呈交該公司通訊的中、英文電子版本。
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(6) |
上市發行人設立電話熱線服務或本交易所所接受的其他等同的公眾通訊渠道，讓持有人可以查詢上市發行人建議的安排。
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(7) |
函件一及函件二均說明，一如上文第(5)及(6)項所述，有關公司通訊的中、英文本內容將登載於上市發行人的網站上，並將設有電話熱線服務或提供其他等同的公眾通訊渠道。
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(8) |
上市發行人向持有人分發函件一時，同時根據《上市規則》第2.07C條發出公告，說明各項建議安排。 |
